 | International Summer School on the Digital Library : Tilburg 30 luglio - 11 Agosto 2000 : Relazione per il Bibliotecario |
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Roberto Dallari
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Nelle prime settimane di agosto 2000 ho partecipato alle attività della International Summer School on the Digital Library, organizzata da Ticer (Tilburg Innovation Centre for Electronic Resources) in collaborazione con la Biblioteca della Università di Tilburg (Olanda). Si tratta di una delle iniziative di formazione e di aggiornamento professionale nel campo delle digital libraries di maggior successo degli ultimi anni in Europa, sia per la qualità della organizzazione che per il livello professionale dei docenti. Giunta ormai con grande successo di partecipazione alla sua quinta edizione, la Scuola ha avuto quest’anno una organizzazione parzialmente diversa dalle edizioni precedenti. Invece di un corso generale unico di due settimane dedicato ai temi più diversi delle biblioteche digitali, l’edizione di quest’anno era articolata su due settimane differenziate, ognuna con un proprio specifico tema.
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I temi affrontati nel corso della prima settimana (31 luglio - 3 agosto) sono stati quelli propri del "Management del cambiamento". Nella seconda settimana (6 - 11 agosto) sono stati presentati e discussi i temi legati alle trasformazioni digitali nei processi della comunicazione scientifica ed al ruolo che le biblioteche potranno svolgere potranno svolgere in futuro.
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1a settimana (31 luglio-3 agosto) - "Management of change"
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Coordinatrice del corso è Lynne J. Brindley, una delle personalità più autorevoli ed appassionate delle trasformazioni avvenute nelle biblioteche universitarie del Regno Unito verso la nuova dimensione elettronica, chiamata a dirigere, poche settimane prima dell’inizio della Scuola estiva, la prestigiosa British Library.
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| Il contesto del cambiamento: quale futuro per le biblioteche?
Lynne ha delineato, nella presentazione introduttiva, le linee di evoluzione del contesto in cui le biblioteche si trovano oggi ad operare e la necessità che i bibliotecari sappiano interpretare correttamente queste tendenze, anche dotandosi di conoscenze teoriche e pratiche sulla gestione del cambiamento organizzativo.
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| I bibliotecari devono saper riconoscere le tendenze tipiche della moderna "società della conoscenza", un contesto in cui l’informazione e la tecnologia digitale giocano ormai un ruolo essenziale e in cui i lavoratori e l’organizzazione stessa del lavoro hanno subito trasformazioni enormi. In primo luogo essi devono imparare a comprendere con rapidità le trasformazioni in atto nel ciclo della comunicazione scientifica (il ciclo autori, editori, intermediari, biblioteche, lettori) ed in particolare nella industria editoriale. In secondo luogo devono interpretare correttamente le esigenze di innovazione e cambiamento, nella accelerazione tipica della new economy e della comunicazione digitale; devono adeguare le loro strutture organizzative, tradizionalmente gerarchiche, alle nuove professionalità delle persone; devono infine recuperare un proprio ruolo di intermediazione nella rete distribuita dell’informazione in linea individuando le attività, i comportamenti e i prodotti che apportano un valore significativo per i loro utenti.
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| In questo quadro il cambiamento sembra essere divenuto un fattore permanente, una necessità con la quale i bibliotecari - tradizionalmente abituati ad un ruolo e a curriculum professionali stabili e immutati nei secoli - devono abituarsi a convivere, reagendo in modo attivo e propositivo (e con urgenza!) pena la loro progressiva emarginazione dai circuiti della comunicazione scientifica.
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| La cultura e le tecniche per gestire il cambiamento
Nel bagaglio di conoscenze e di nuovi saperi professionali dei bibliotecari del futuro devono esserci dunque anche quelle tecniche di gestione organizzativa che vanno sotto il nome di "Change management" e che costituiscono attualmente un punto di arrivo delle diverse teorie di management che si sono sviluppate dagli anni Cinquanta in poi.
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| Lo sviluppo di questi temi è stato affidato a Michael Cant, consulente della Larch consulting, coadiuvato nelle esercitazioni e nei "case studies" di gruppo da Jan Wilkinson, direttrice dei Servizi bibliotecari dell’Università di Leeds.
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| Michael ha tenuto diverse letture sul tema, con un coinvolgimento costante dei partecipanti sui temi affrontati. Questi in sintesi gli argomenti:
- Capire cosa significa il cambiamento e l’innovazione nel nostro tempo, cosa distingue i processi di cambiamento organizzativo nel passato dal contesto attuale, caratterizzato dalla accelerazione tecnologica, dalla trasformazione costante dei processi di lavoro e dalla crescita dei livelli di formazione e di coinvolgimento delle persone;
- I passi fondamentali del cambiamento (individuare le necessità, formulare una visione strategica di orientamento, utilizzare strumenti e tecniche appropriate per guidare un progetto di riorganizzazione);
- I ruoli e le responsabilità chiave nel processo di cambiamento;
- La comunicazione e la partecipazione come elemento strategico di successo di un progetto di cambiamento ("Nobody wins unless everybody wins")
- Le persone e i comportamenti. Un cambiamento culturale: nuove motivazioni e atteggiamenti verso il lavoro, nuove capacità delle persone, nuovi stili di management; il ruolo della "resistenza" al cambiamento.
Nelle esercitazioni di gruppo guidate da Jan Wilkinson, si è cercato di lavorare su un progetto di cambiamento in una biblioteca universitaria. Quale il nostro compito? Dobbiamo individuare con precisione i "drivers" del cambiamento, cioè le necessità e tendenze, esterne ed interne, che spingono a cambiare l’organizzazione e i suoi obiettivi. Formuliamo un quadro accurato della attuale situazione della biblioteca e di come dovrà essere; cerchiamo di guadagnare il consenso delle persone che lavorano nell’organizzazione; proviamo a formulare una visione strategica che coinvolga la biblioteca nelle necessità più ampie della organizzazione-madre (l’università); elenchiamo i passi e le fasi più importanti del "viaggio del cambiamento" e i fattori-chiave del successo; studiamo le persone e i possibili ruoli che potranno assumere in base alle qualità personali e professionali; proviamo a delineare un piano di comunicazione dei cambiamenti all’interno e all’esterno; valutiamo le possibili resistenze; introduciamo fattori di misurazione e valutazione delle performances e dell’avanzamento del progetto; fra mille difficoltà, anche di comunicazione personale e superando le nostre stesse resistenze, ci convinciamo piano piano di nuovi valori professionali e della bellezza della visione della nostra nuova Biblioteca.
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| Studio di casi concreti
Il corso ha trovato il proprio naturale completamento nell’esame di alcuni casi concreti di cambiamento organizzativo. Di particolare interesse quello del Technical Knowledge Center and Library of Denmark - DTV, presentato da Lars Bjoernshauge, direttore del Centro; l’esperienza della biblioteca dell’Università dello Hertfordshire, nel racconto di Di Martin direttore dei Learning & Information Services; lo sviluppo della digital library dell’università di Tilburg, presentata da Hans Geleijnse.
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| Si tratta, in tutti questi casi, di percorsi dalla biblioteca tradizionale alla biblioteca digitale, vista sempre più come centro di apprendimento e educazione all’uso delle risorse elettroniche.
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| Il Technical Knowlwdge Center and Library of Danemark - DTV ha portato a termine un progetto biennale di re-engineering dei propri servizi, ridimensionando drasticamente il tradizionale lavoro "di carta" della biblioteca, riducendo lo staff, sviluppando sistemi per la fornitura di servizi elettronici integrati, creando una rete di consorzi con altre biblioteche per negoziare con gli editori il rinnovamento delle rispettive raccolte di periodici, ma esclusivamente nella versione elettronica. Il processo è stato accompagnato da un programma intensivo di formazione ed addestramento per tutto il personale rimasto, alla ricerca di nuove qualificazioni e competenze. Investimenti importanti dunque stati fatti in questo aspetto strategico per il cambiamento, inclusa la fornitura di computer a casa per tutto lo staff, con le spese di connessione a carico della Biblioteca!
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| La Biblioteca dell’ Università dello Hertfordshire, come peraltro molte altre biblioteche di ricerca del regno Unito, ha realizzato un progetto strategico incentrato sullo sviluppo delle risorse informative a supporto dell’insegnamento e della ricerca, attraverso il pieno utilizzo delle tecnologie elettroniche. Il progetto prevede la creazione di Learning resource centres, organizzati in base al principio dell’accesso unico ("one stop shop") a tutti i servizi elettronici in modalità integrata ("integrated student desktop") e con orari di servizio prolungati (24 ore/7giorni a settimana); prevede inoltre forti investimenti nelle risorse elettroniche e la formazione di una struttura di servizio e di staff chiaramente orientata al sostegno agli utenti ed all’offerta di servizi integrati; per realizzare un più completo sostegno agli utenti la riorganizzazione prevede infine la costituzione di un nuovo dipartimento nel quale confluiscono Biblioteca e Servizi di calcolo ("integrated helpdesk").
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| La Biblioteca dell’Università di Tilburg ha iniziato il proprio "viaggio nel cambiamento" nel 1989, con un programma di cooperazione ed integrazione tra biblioteca e Centro di calcolo al fine di realizzare un forte rilancio dei servizi di informazione e di consentire agli utenti (docenti, studenti, ecc.) un pieno utilizzo delle nuove risorse elettroniche. Il progetto mirava alla realizzazione di ambienti di lavoro per gli utenti dotati delle tecnologie più moderne (integrated desktop), con accesso integrato a diversi servizi di informazione e la possibilità di utilizzare le dotazioni informatiche della biblioteca per il proprio lavoro (utilizzare il software, leggere e inviare e-mail, navigare in Internet, ecc.).
Il progetto continua oggi con il nuovo piano strategico presentato per il 2000-2003 che prevede: una ulteriore integrazione tra i servizi elettronici e le attività di insegnamento e studio, attraverso la creazione di un nuovo Information and Communication Technology Learning Centre; il miglioramento della qualità dei servizi bibliotecari, con orientamento alle esigenze degli utenti; la personalizzazione dei servizi elettronici; il supporto alla pubblicazione diretta in forma elettronica da parte dei ricercatori in "archivi aperti" sulla rete; l’arricchimento delle risorse elettroniche messe a disposizione su inter-faccia unico (progetto Decomate II) in ogni postazione di lavoro.
Questa evoluzione verso un ambiente digital library è stata naturalmente accompagnata da grande attenzione per gli aspetti organizzativi e per la formazione e l’addestramento dello staff, dalla individuazione di nuovi profili professionali e di nuovi stili di management. L’organizzazione della biblioteca ha subito semplificazioni e si è orientata verso una struttura più piatta (flat organization) e con meno posizioni gerarchiche, necessaria per dare alle persone maggiori responsabilità e motivazioni. Oggi la Biblioteca è organizzata in tre aree: a) Servizi al pubblico (helpdesk, prestito interbibliotecario, document delivery) b) Ricerca e attività di formazione per le facoltà, sviluppo delle collezioni e risorse elettroniche; c) Automazione e servizi tecnici (acquisizioni, catalogazione, ecc.)
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2a settimana (6 - 11 agosto 2000) - "Electronic Publishing"
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| Nel corso della seconda settimana (Electronic publishing, 6 - 11 agosto 2000) sono stati esaminati i temi legati alla attuale evoluzione della c.d. "catena dell’informazione" ed ai nuovi ruoli che i diversi attori (autori, editori, agenti commerciali, biblioteche, utenti) , possono svolgere nel contesto digitale e delle moderne tecnologie dell’informazione.
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| Direttore del corso: Hans Geleijnse, Bibliotecario dell’Università di Tilburg dal 1989 e, da settembre di quest’anno Bibliotecario della biblioteca dell’Istituto Universitario Europeo di Fiesole.
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| Il tema trattato, molto vasto e particolarmente "caldo" per i diversi vitali interessi in gioco, è incentrato in modo particolare sui seguenti aspetti: a) le nuove modalità di pubblicazione diretta (self-archiving) sul web ed il ruolo degli editori tradizionali e degli altri intermediari e agenti commerciali, in questo processo; b) il problema della acquisizione delle risorse elettroniche attraverso la negoziazione di licenze (licensing) e delle problematiche giuridiche e contrattuali legate a questa attività; c) il crescente ruolo dei c.d. archivi aperti (open archives) e gli standard di interoperabilità tra i diversi archivi per realizzare un nuovo modello della "comunicazione scientifica"; d) nuovi sviluppi nei servizi di linking delle risorse elettroniche.
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| a) le nuove forme della comunicazione scientifica
Il tradizionale circuito della comunicazione scientifica, basato sulla stampa, attraversa oggi una crisi epocale che costringe i diversi attori del processo a cercare nuovi ruoli e nuovi servizi da offrire, pena la completa emarginazione dalla catena dell’informazione. In termini molto semplificati il problema può essere così sintetizzato: il mondo accademico e delle grandi università è oggi alla ricerca di forme nuove di pubblicazione delle proprie ricerche. Nell’ultimo decennio, proprio mentre si sviluppavano le tecnologie web e della rete Internet, i costi delle pubblicazioni a stampa tradizionali, ed in particolare, dei periodici scientifici, ha subito un aumento inarrestabile, insostenibile anche per le grandi biblioteche universitarie europee e d’oltreoceano. A fronte di questo aumento dei costi le case editrici tradizionali offrono ancora quello che è uno dei servizi più importanti nel mondo della comunicazione scientifica: la peer-review, cioè il processo di valutazione scientifica delle ricerche e degli scritti ai fini della loro pubblicazione in riviste prestigiose. Si tratta di un processo che richiede tempo ma che assicura un controllo scientifico delle pubblicazione da parte di altri esponenti della comunità scientifica .
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| Anche la peer-review è oggetto oggi di forti contestazioni, accusata di essere più un sistema di filtro di interessi accademici consolidati che un reale sistema in grado di valorizzare le nuove idee che viaggiano alla velocità delle nuove tecnologie dell’informazione.
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| Questi problemi (costi, peer-review, ecc) hanno fortemente spinto la comunità scientifica a ricercare nuove forme di pubblicazione in grado di ridurre la distanza tra autori e lettori (che nel mondo scientifico spesso sono le stesse persone), dunque a rendere più semplice, economico e tempestivo l’accesso alle pubblicazioni. Come vedremo più avanti, il sistema degli open archives e dei periodici digitali auto pubblicati direttamente sul web da piccole comunità scientifiche, hanno dato un forte impulso a questo movimento. Questo ha addirittura trovato, nel tipico stile nord-americano, una propria associazione di promozione e difesa: la Scholarly Publishing & Academic Resource Coalition-SPARC.
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| Non è mancata la risposta degli editori (Elsevier, Wiley) che in diversi interventi hanno delineato le nuove linee della funzione editoriale nel nuovo contesto tecnologico. In futuro l’editore scientifico dovrà essere sempre più un facilitatore attivo della comunicazione, dovrà cioè sviluppare quei servizi che migliorano la produttività individuale dei ricercatori, abbandonando progressivamente la stampa tradizionale, che li costringe ad un ruolo prevalentemente passivo (se si esclude la tradizionale funzione di peer-review). Gli editori sopravviveranno dunque se sapranno fornire servizi a valore aggiunto anche attraverso la ricerca di nuove aggregazioni con i diversi partner attivi sulla rete (autori, biblioteche, aggregatori di e-journals, intermediari commerciali, ecc.). Tra le varie idee ed iniziative per riqualificare il ruolo degli editori mi limito a citare la creazione del consorzio CROSS-REF, un sistema di linking attivo tra gli articoli elettronici messo in piedi da circa 40 editori (commerciali e non-profit).
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| Più incerta in questo contesto la posizione delle biblioteche. Anche il futuro di questi intermediari tradizionali è fortemente messa in discussione dall’evoluzione delle tecnologie dell’informazione. La scuola forse non è riuscita a dare sufficiente spazio ai bibliotecari su questo tema cruciale, riservando loro più ampio spazio sul tema della acquisizione negoziata di risorse elettroniche, oggetto del prossimo punto. Ciò che sembra emergere con chiarezza è comunque che una possibile evoluzione di questi tradizionali soggetti della comunicazione scientifica è quella di diventare sempre più centri di apprendimento all’uso innovativo di risorse elettroniche e multimediali distribuite e in rete (Learning resources center), dove la carta stampata rimane, ma con un ruolo secondario, complementare alla informazione elettronica. L’attenzione è inoltre completamente centrata sull’utente, sulla sua formazione all’uso delle risorse elettroniche e multimediali, sulla ampia disponibilità di dotazioni hardware e software, sull’ampia estensione dei servizi disponibili (orari di apertura, servizi prestito facilitati, accesso ad un ampia gamma di risorse elettroniche, assistenza, formazione a distanza, ecc.)
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| b) la negoziazione delle risorse elettroniche (licensing)
L’altro grande tema oggetto di esame e di discussione è stato quello della acquisizione delle risorse elettroniche da parte delle biblioteche. Anche questo aspetto costituisce una trasformazione epocale delle pratiche e delle procedure tradizionali di acquisizione dei materiali da parte delle biblioteche. Nell’ambiente tradizionale i bibliotecari compravano i libri o sottoscrivevano un abbonamento ai periodici, di cui divenivano esclusivi proprietari per il futuro, garantendo ai propri utenti un accesso potenzialmente illimitato. Nel contesto digitale il bibliotecario può solo acquisire l’accesso alla versione elettronica (la risorsa) per un periodo predeterminato di tempo e per usi pre-definiti. L’accesso si acquista attraverso una licenza, dunque attraverso un accordo contrattuale tra le parti. La negoziazione delle licenze è un compito al quale i bibliotecari non erano sicuramente preparati, per il quale non hanno mai sviluppato competeze specifiche.
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| Queste competenze sono invece indispensabili per realizzare una gestione delle collezioni elettroniche realmente utili per i propri utenti ed economiche dal punto di vista dei costi.
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| La negoziazione di accordi contrattuali per questo tipo di servizi richiede: una esatta comprensione delle esigenze dei propri utenti, competenze giuridiche adeguate in materia di diritto contrattuale ed infine capacità negoziali adeguate a trattare con grandi organizzazioni commerciali particolarmente esperte in questo settore. Un cambiamento radicale per il bibliotecario tradizionale, come si può intuire.
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| Per aiutare in questa trasformazione la Scuola estiva ha organizzato diverse letture e seminari di lavoro: con gli esperti della EBLIDA - European Bureau of Library, Information and Documentation Association, con l’organizzazione inglese NESLI - (UK) National Electronic Site Licence Initiative ed infine con i bibliotecari americani forti della loro esperienza di grandi consorzi tra biblioteche universitarie, da cui scaturisce una organizzazione a livello ormai mondiale, l’ International Consortium of Library Consortia - ICOLC.
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| La conoscenza dei diversi aspetti del copyright delle risorse digitali è essenziale per una corretta gestione delle biblioteche digitali e per la negoziazione dei diritti della biblioteca e dei suoi utenti nel licensing di risorse elettroniche. I materiali digitali si prestano infatti a riproduzioni immediate e a distribuzione sulle rete Internet senza potenziali limiti, da cui le forti pressioni degli editori per una applicazione rigida dei diritti esclusivi d’autore. EBLIDA ha sostenuto con forza le posizioni delle biblioteche nelle trattative relative al WIPO Copyright Treaty 1996, con particolare riguardo alle eccezioni ed ai limiti opponibili al diritto esclusivo degli autori nel contesto digitale, analogamente a quanto previsto dall’art. 9 della Convenzione di Berna (1866) per le opere tradizionali.
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| EBLIDA ha presentato inoltre una utile pubblicazione di Emmanuela Giavarra dal titolo Licensing Digital Resources: how to avoid the legal pitfalls, una utile guida pratica per districarsi tra le clausole e i tranelli dei contratti di licenza e per suggerire ai bibliotecari le regole cui attenersi prima di firmare un contratto.
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| Non si tratta del solo documento in materia. Altre organizzazioni hanno sviluppato grande esperienza in materia di negoziazione delle risorse elettroniche ed hanno prodotto numerosi documenti contenenti criteri guida e principi direttivi (The Dutch-German Licensing Principle, 27 October 1997; UK Model NESLI Site Licence; Statement of current perspective and Preferred Practices for the Selection and Purchase of Electronic Information of the International Coalition of Library Consortia - ICOLC). Questi documenti e le attività delle organizzazioni sono state illustrate nel corso di diversi interventi. Si tratta di esperienze di grande importanza per le biblioteche che oggi si apprestano a gestire il difficile passaggio dalle collezioni tradizionali a quelle elettroniche.
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| c) Open Archives: la rivoluzione nella comunicazione scientifica?
L’ Open Archives Initiative ha le proprie origini nel numero crescente di archivi elettronici di preprints nelle Università americane e di altri paese. Nati originariamente come veicolo informale di disseminazione su Internet dei risultati di ricerche prima del completamento del procedimenti tradizionali di pubblicazione a stampa (peer-review, stampa, distribuzione, ecc), la maggior parte di essi si è trasformato ben presto in un canale essenziale di scambio dei risultati di ricerca nelle diverse comunità scientifiche.
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| Oggi una parte particolarmente dinamica e battagliera della comunità dell’informazione vede nello sviluppo di questi archivi, nella loro interoperabilità e nello sviluppo di nuovi servizi ad essi collegati, una vera nuova frontiera nella comunicazione. L’approccio è rivoluzionario: libertà di contribuire agli archivi, controllo di qualità (peer-review) affidato alla stessa comunicazione in rete e fuori dai tradizionali lenti processi accademici di peer-review, accesso libero e gratuito ai documenti.
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| I risultati sono promettenti: i tempi di divulgazione dei lavori di ricerca sono ridotti al minimo; le nuove idee hanno maggiori probabilità di diffondersi; gli autori ottengono la più ampia diffusione dei loro lavori senza intermediazione degli editori; i costi per le biblioteche si riducono enormemente.
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| Tra i principali e-print archives vi sono arXiv.org (Los Alamos National laboratories; physics research area); CogPrints (Univ. Southampton, papers in Psychology, Linguistics); NCSTRL (Networked Computer Science Technival Reference Library (computer science reports); NDLTD (digital library of electronic theses and dissertations); RePEc (papers in economics)
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| Il problema più rilevante è la reale interoperabilità di questi archivi. Interoperabilità è un termine ampio che implica differenti questioni tecniche (formato dei dati e metadati, architettura degli archivi digitali, ecc.) e i cui benefici sono così riassumibili: a) possibilità di assicurare agli utenti una modalità unica di interrogazione ed accesso a diverse risorse interdisciplinari ; b) risparmio per i singoli archivi che rinunciano a fornire servizi particolari delegando servizi esterni (mediator services) a costruire sui loro archivi servizi avanzati per gli utenti (ricerca, linking, recensione, ecc.)
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| L’interoperabilità di questo crescente numero di e-print archives viene considerata come il primo passo per la realizzazione di una vera alternativa la modello esistente della comunicazione scientifica.
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| In questa prospettiva ampio spazio è stato dato dalla Scuola alla illustrazione della Santa Fe Convention of the Open Archives Initiatives (si tratta di un accordo per la definizione di un set semplificato di metadati per tutti gli archivi partecipanti, l’ Open Archives Metadata Set; per l’uso di XML come sintassi comune per la rappresentazione e la comunicazione dei metadati comuni e di quelli specifici di ogni archivio; per un protocollo condiviso per consentire l’estrazione dei metadati dai diversi archivi partecipanti - Open Archives Dienst Subset).
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This article is written by Roberto Dallari, Parliamentary Library Advisor at the Chamber of Deputies Library in Rome. Ticer B.V. is not responsible for its content. Copyright Roberto Dallari.
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