Internationaal vergelijkingsmateriaal voor reorganisatie HVP

International Summer School on the Digital Library 2003, Libraries, Electronic Resources, and Electronic Publishing

Internationaal vergelijkingsmateriaal voor reorganisatie HVP

Inge Angevaare

Van 12 tot 15 augustus bezochten vier KB'ers de 'Summer School on the Digital Library' van de Tilburgse Universiteit. Het thema was verandermanagement in de wereld van nationale en universiteitsbibliotheken. Inge Angevaare wilde ook weten of collega's nog gouden tips in de aanbieding hadden voor de reorganisatie van HVP.

Kun je acquisitietaken en catalogiseertaken in één functie samenbrengen? Kunnen catalogiseerders het af zonder controles? Hoeveel 'kenmerkcodes' heb je nodig voor een 'voldoende' titelbeschrijving? Wat mag het allemaal kosten? - deze vragen en nog veel meer houden HVP momenteel bezig. Om daarover goede besluiten te kunnen nemen, leek het me interessant ook eens te rade te gaan bij collega's uit andere landen. De TICER summer school bood daarvoor een prima gelegenheid, nog dicht bij huis ook. In Tilburg verzamelden zich namelijk zo'n dertig collega's uit elf landen, waaronder vertegenwoordigers van vijf nationale bibliotheken. Ze kwamen praten over veranderingen in de bibliotheekwereld, over reorganisaties, dus, en wat daar allemaal goed en fout bij kan gaan.

Eerste ontdekking: culturen verschillen . . .

Iedere reorganisatie begint met een visie op de toekomst, een reden om te veranderen. Hoe dwingender die reden, hoe meer mensen gemotiveerd zullen zijn om eraan mee te werken, en daarom had de organisatie de bevlogen bibliothecaris van het Hewlitt Packard-concern uitgenodigd. Vol Afro-Amerikaans vuur zweepte zij met brede gebaren de deelnemers op om vooral te dromen over de toekomst en achter die droom aan te gaan. Een inspirerende start van de summer school, maar niet eentje om te kopiëren naar HVP, zo bedacht ik al snel. Wij doen het allemaal wat ingetogener dan de Amerikanen.

. . . maar de vragen zijn universeel

Dat bleek al snel uit de presentatie van Dr. Alice Keller, voormalig hoofd HVP oftewel 'Head of technical services' van de ETH (Eidgenössische Technische Hochschule) in Zürich. Zij presenteerde een 'case study' over veranderingen binnen haar 'HVP' en al bij de eerste dia zag ik dat de overeenkomsten met onze eigen probleemanalyse uit januari treffend was: druk op de middelen, aansluitproblemen tussen acquisitie en catalogisering, het management dat minder diepgaande titelbeschrijvingen wil en catalogiseerders die hun kwaliteit willen bewaken - zelfs de manier waarop catalogiseerders de titelbeschrijfactiviteiten van hun collega's bij acquisitie beschreven was hetzelfde.

Oplossingen afhankelijk van de context

Aan de oplossingenkant constateerde ik toch wel enige verscheidenheid. Terwijl Zürich ervoor koos om acquisitie- en catalogiseertaken in één functie onder te brengen, hoorde ik dat ze bij de University of Leeds die twee taken juist weer uit elkaar hadden getrokken omdat het werk toch te veel verschilde. Vooral nationale bibliotheken, die veel originele titelbeschrijvingen maken, kiezen voor de laatste optie. In Nieuw Zeeland (National Library) behoren de mensen van acquisitie en catalogisering wel weer tot hetzelfde team, zodat ze nauw kunnen samenwerken.

Minder catalogiseerders?

Birte Christensen van de Deense Statsbiblioteket gaf onomwonden aan dat haar organisatie van zo'n veertig catalogiseerders terug wil naar maximaal vijf. Hoe ze dit dacht te bereiken? Metadata door anderen laten aanleveren, zei ze vlot, bijvoorbeeld de nationale bibliotheken van oorsprong (!) en de uitgevers. Overigens heeft Denmarken wel een erg origineel systeem om de papieren depot-collectie tegen brand en andere schade te beschermen: iedere uitgever moet twee exemplaren aanleveren, waarvan er één naar de Koninklijke Bibliotheek gaat en de andere naar de Statsbiblioteket.

Denkbeeldige bibliotheken laten zich o zo gemakkelijk reorganiseren, en ook hier krijg je champagne toe. Voor de Library van Erehwon (anagram voor 'nowhere') waren drie dagen genoeg. Op de foto een van de Ticer 'stuurgroepen'. Vlnr Inge, Annu Jauhiainen (Finland), Marianne Foss (Noorwegen), Martin Hayden (UK), Steve Knight (Nieuw Zeeland).

Medewerkersinspraak

Tijdens drie dagen van case studies hoorde ik opvallend weinig over medewerkersinspraak. Natuurlijk vraag je als manager wel eens wat de medewerkers ervan vinden, maar eigenlijk informeer je medewerkers vooral. Dat was de boodschap uit de Engelstalige regionen. Vooral Steve Knight uit Nieuw Zeeland, die in mijn werkgroep zat die de denkbeeldige universiteitsbibliotheek van Erehwon (anagram voor Nowhere) reorganiseerde, speelde in de werkgroep graag de rol van olifant in de porseleinkast. Met enige voldoening mocht ik vaststellen dat wij het wat dat aangaat beter doen. Zo'n klankbordgroep als wij hebben is voor veel mensen een hele klus, niet in de laatste plaats voor de leden van de klankbordgroep zelf, maar op de lange termijn denk ik dat het de investering in tijd waard is om goed te overleggen over de veranderingen.

HVP doet het nog niet zo slecht

Na drie dagen mocht ik concluderen dat HVP behoorlijk 'marktconform' bezig is. Op één facet van onze ontwikkeling was men her en der wel jaloers: het feit dat wij de GOO-taak naar HVP hebben gehaald. Bij ETH in Zwitserland is dat ook gebeurd, maar menige collega in Engeland kan nog alleen maar dromen van zo'n maatregel. Martin Hayden van de University van Brighton rapporteerde hoofdschuddend hoe sommige van zijn boeken nog bij de vakbibliothecaris liggen uit de tijd van vóór haar zwangerschapsverlof. Het kind is inmiddels vijf . . .

Inspiratie voor het e-tijdperk

Waar het gaat om inspiratie voor het oplossen van alle elektronische vraagstukken, keken de collega's vooral naar de KB. Ons e-Depot en de contracten met Elsevier en Kluwer hebben wereldwijd de aandacht getrokken. Op dit vlak blijkt de bibliotheekwereld verder toch nog aardig wat kennis tekort te komen. Het is daarom maar goed dat HVP in de personen van bijvoorbeeld Anne Katrien Amse en Erik Oltmans mensen heeft binnengehaald uit het informatievak buiten de bibliotheekwereld. Zij kunnen ons helpen de juiste bibliotheekantwoorden te vinden op de uitdagingen en ontwikkelingen in de informatiewereld.

Het snoepje van de week

Wij op onze beurt keken weer bewonderend naar het Adsetts 'learning centre' in Sheffield: boeken, tapes, video, audio, alles in één gebouw, met technische én vakinhoudelijke staf en . . . tijdens het academisch jaar zeven dagen per week open, waarvan 4 x 24 uur per dag. Dat is nog eens dienstverlening! (http://www.shu.ac.uk/services/lc).

This article was written Inge Angevaare, Policy Staff Member, Koninklijke Bibliotheek, National Library of the Netherlands, The Hague, The Netherlands. The article was published in an internal reorganisation newsletter for staff of the Department Publication Processing. Ticer B.V. is not responsible for its content. Copyright Inge Angevaare.

Ticer home

summer school

Ticer, PO Box 4191, 5004 JD Tilburg, The Netherlands,
telephone +31-13-466 83 10, telefax +31-13-466 83 83, e-mail ticer@uvt.nl,
last updated 26 September 2003

	Internationaal vergelijkingsmateriaal voor reorganisatie HVP
	Inge Angevaare
	Van 12 tot 15 augustus bezochten vier KB'ers de 'Summer School on the Digital Library' van de Tilburgse Universiteit. Het thema was verandermanagement in de wereld van nationale en universiteitsbibliotheken. Inge Angevaare wilde ook weten of collega's nog gouden tips in de aanbieding hadden voor de reorganisatie van HVP. Kun je acquisitietaken en catalogiseertaken in één functie samenbrengen? Kunnen catalogiseerders het af zonder controles? Hoeveel 'kenmerkcodes' heb je nodig voor een 'voldoende' titelbeschrijving? Wat mag het allemaal kosten? - deze vragen en nog veel meer houden HVP momenteel bezig. Om daarover goede besluiten te kunnen nemen, leek het me interessant ook eens te rade te gaan bij collega's uit andere landen. De TICER summer school bood daarvoor een prima gelegenheid, nog dicht bij huis ook. In Tilburg verzamelden zich namelijk zo'n dertig collega's uit elf landen, waaronder vertegenwoordigers van vijf nationale bibliotheken. Ze kwamen praten over veranderingen in de bibliotheekwereld, over reorganisaties, dus, en wat daar allemaal goed en fout bij kan gaan.
	Eerste ontdekking: culturen verschillen . . .
	Iedere reorganisatie begint met een visie op de toekomst, een reden om te veranderen. Hoe dwingender die reden, hoe meer mensen gemotiveerd zullen zijn om eraan mee te werken, en daarom had de organisatie de bevlogen bibliothecaris van het Hewlitt Packard-concern uitgenodigd. Vol Afro-Amerikaans vuur zweepte zij met brede gebaren de deelnemers op om vooral te dromen over de toekomst en achter die droom aan te gaan. Een inspirerende start van de summer school, maar niet eentje om te kopiëren naar HVP, zo bedacht ik al snel. Wij doen het allemaal wat ingetogener dan de Amerikanen.
	. . . maar de vragen zijn universeel
	Dat bleek al snel uit de presentatie van Dr. Alice Keller, voormalig hoofd HVP oftewel 'Head of technical services' van de ETH (Eidgenössische Technische Hochschule) in Zürich. Zij presenteerde een 'case study' over veranderingen binnen haar 'HVP' en al bij de eerste dia zag ik dat de overeenkomsten met onze eigen probleemanalyse uit januari treffend was: druk op de middelen, aansluitproblemen tussen acquisitie en catalogisering, het management dat minder diepgaande titelbeschrijvingen wil en catalogiseerders die hun kwaliteit willen bewaken - zelfs de manier waarop catalogiseerders de titelbeschrijfactiviteiten van hun collega's bij acquisitie beschreven was hetzelfde.
	Oplossingen afhankelijk van de context
	Aan de oplossingenkant constateerde ik toch wel enige verscheidenheid. Terwijl Zürich ervoor koos om acquisitie- en catalogiseertaken in één functie onder te brengen, hoorde ik dat ze bij de University of Leeds die twee taken juist weer uit elkaar hadden getrokken omdat het werk toch te veel verschilde. Vooral nationale bibliotheken, die veel originele titelbeschrijvingen maken, kiezen voor de laatste optie. In Nieuw Zeeland (National Library) behoren de mensen van acquisitie en catalogisering wel weer tot hetzelfde team, zodat ze nauw kunnen samenwerken.
	Minder catalogiseerders?
	Birte Christensen van de Deense Statsbiblioteket gaf onomwonden aan dat haar organisatie van zo'n veertig catalogiseerders terug wil naar maximaal vijf. Hoe ze dit dacht te bereiken? Metadata door anderen laten aanleveren, zei ze vlot, bijvoorbeeld de nationale bibliotheken van oorsprong (!) en de uitgevers. Overigens heeft Denmarken wel een erg origineel systeem om de papieren depot-collectie tegen brand en andere schade te beschermen: iedere uitgever moet twee exemplaren aanleveren, waarvan er één naar de Koninklijke Bibliotheek gaat en de andere naar de Statsbiblioteket. Denkbeeldige bibliotheken laten zich o zo gemakkelijk reorganiseren, en ook hier krijg je champagne toe. Voor de Library van Erehwon (anagram voor 'nowhere') waren drie dagen genoeg. Op de foto een van de Ticer 'stuurgroepen'. Vlnr Inge, Annu Jauhiainen (Finland), Marianne Foss (Noorwegen), Martin Hayden (UK), Steve Knight (Nieuw Zeeland).
	Medewerkersinspraak
	Tijdens drie dagen van case studies hoorde ik opvallend weinig over medewerkersinspraak. Natuurlijk vraag je als manager wel eens wat de medewerkers ervan vinden, maar eigenlijk informeer je medewerkers vooral. Dat was de boodschap uit de Engelstalige regionen. Vooral Steve Knight uit Nieuw Zeeland, die in mijn werkgroep zat die de denkbeeldige universiteitsbibliotheek van Erehwon (anagram voor Nowhere) reorganiseerde, speelde in de werkgroep graag de rol van olifant in de porseleinkast. Met enige voldoening mocht ik vaststellen dat wij het wat dat aangaat beter doen. Zo'n klankbordgroep als wij hebben is voor veel mensen een hele klus, niet in de laatste plaats voor de leden van de klankbordgroep zelf, maar op de lange termijn denk ik dat het de investering in tijd waard is om goed te overleggen over de veranderingen.
	HVP doet het nog niet zo slecht
	Na drie dagen mocht ik concluderen dat HVP behoorlijk 'marktconform' bezig is. Op één facet van onze ontwikkeling was men her en der wel jaloers: het feit dat wij de GOO-taak naar HVP hebben gehaald. Bij ETH in Zwitserland is dat ook gebeurd, maar menige collega in Engeland kan nog alleen maar dromen van zo'n maatregel. Martin Hayden van de University van Brighton rapporteerde hoofdschuddend hoe sommige van zijn boeken nog bij de vakbibliothecaris liggen uit de tijd van vóór haar zwangerschapsverlof. Het kind is inmiddels vijf . . .
	Inspiratie voor het e-tijdperk
	Waar het gaat om inspiratie voor het oplossen van alle elektronische vraagstukken, keken de collega's vooral naar de KB. Ons e-Depot en de contracten met Elsevier en Kluwer hebben wereldwijd de aandacht getrokken. Op dit vlak blijkt de bibliotheekwereld verder toch nog aardig wat kennis tekort te komen. Het is daarom maar goed dat HVP in de personen van bijvoorbeeld Anne Katrien Amse en Erik Oltmans mensen heeft binnengehaald uit het informatievak buiten de bibliotheekwereld. Zij kunnen ons helpen de juiste bibliotheekantwoorden te vinden op de uitdagingen en ontwikkelingen in de informatiewereld.
	Het snoepje van de week
	Wij op onze beurt keken weer bewonderend naar het Adsetts 'learning centre' in Sheffield: boeken, tapes, video, audio, alles in één gebouw, met technische én vakinhoudelijke staf en . . . tijdens het academisch jaar zeven dagen per week open, waarvan 4 x 24 uur per dag. Dat is nog eens dienstverlening! (http://www.shu.ac.uk/services/lc).
	This article was written Inge Angevaare, Policy Staff Member, Koninklijke Bibliotheek, National Library of the Netherlands, The Hague, The Netherlands. The article was published in an internal reorganisation newsletter for staff of the Department Publication Processing. Ticer B.V. is not responsible for its content. Copyright Inge Angevaare.